Een basisadministratie als zzp’er in de zorg

Als zzp’er in de zorg ben je verplicht om een basisadministratie bij te houden. In dit artikel vertellen wij je meer over hoe jij je uurtarief kan bepalen, hoe je een basisadministratie kan starten en nog meer handvaten betreft administratie.

Hoe bepaal je jouw uurtarief?

Er bestaat geen ‘goed’ of ‘fout’ uurtarief. Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor het al dan niet accepteren van een opdracht voor een bepaald tarief. Voordat je jouw uurtarief gaat bepalen, is het van belang om een keuze te maken tussen een all-in tarief of een tarief exclusief bijv. reiskosten. Bij een all-in tarief bereken je deze reiskosten al in de prijs.

Er zijn meerdere manieren om een uurtarief te berekenen. Een veelgebruikte methode is om te beginnen met een vergelijking van een bruto jaarinkomen van een loondienstmedewerker. Daarbij bereken je vakantiegeld, onregelmatigheidstoeslag, pensioenopbouw en ondernemersrisico. Niet ieder uur dat je met je werk bezig bent, wordt betaald. Hou daar rekening mee. Ga ook voor jezelf na hoeveel facturabele uren je per jaar werkt. Maak vervolgens gebruik van de formule: jaaromzet/aantal facturabele uren = uurtarief.

Zorg ervoor dat je jouw uurtarief kunt uitleggen. Bij een controle van de Belastingdienst, zal er gevraagd worden hoe jouw uurtarief is opgebouwd. Daarom is het belangrijk om te weten waaruit jouw uurtarief is opgebouwd.

Hoe maak je een factuur?

Een onderdeel van een basisadministratie is het maken van facturen die aan de regels voldoen. Je kunt een factuur maken in Excel, Google Spreadsheets of een digitaal programma gebruiken die jou hierbij helpt. Er zijn een aantal verplichte gegevens die je moet vermelden als zzp’er in de zorg:

• Bedrijfsnaam;
• Naam en adres van de afnemer;
• Adres van jouw onderneming;
• Btw-identificatienummer van de zzp’er, als je deze hebt;
• KVK-nummer;
• Factuurnummer waarbij de nummers opvolgend zijn;
• Factuurdatum;
• Data waarop diensten geleverd zijn;
• Welke zorgsoorten je hebt geleverd;
• De aantal uren die je hebt gewerkt;
• Het bedrag dat je in rekening bent, exclusief btw;
• Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde dienst;
• Eventueel je BIG- en SKJ-registratienummer.

Hoe zit het met BTW-vrijstelling?

Bepaalde zorgfuncties zijn niet vrijgesteld van BTW en bepaalde zorgfuncties wel. Het is daarom per dienst afhankelijk of je BTW rekent. Dit is gebaseerd op het aard van het werk en de activiteiten. De wijze waarop bemiddelaar haar constructie heeft ingericht, is van groot belang voor BTW vrijstelling. Wil je hierover meer weten? Lees dan dit artikel over zuivere bemiddeling vs. Bemiddeling met tussenkomst.
Een randvoorwaarde is dat je opgeleid moet zijn om zorg te kunnen bieden, anders heb je geen BTW vrijstelling.

Wat maak je zichtbaar met je administratie?

Het is van belang dat je een zakelijke rekening hebt geopend. Dit is de eerste stap richting een gestructureerde boekhouding. Vind je dit lastig of ben je hier liever geen tijd aan kwijt? Het is ook mogelijk om je boekhouding uit te besteden. We helpen je op weg met vijf noodzakelijke stappen voor jouw boekhouding:

1. Je kunt je omzet verantwoorden met je uitgaande facturen:

Eerder in dit artikel hebben we je uitgelegd hoe je een factuur opstelt volgends de eisen van de Belastingdienst. Het is belangrijk dat jij je omzet kunt verantwoorden door middel van alle uitgaande facturen. Zorg er daarom voor dat je gestructureerd werkt en je je facturen bewaart.

2. Je dekt je aansprakelijkheid in met zorgovereenkomsten en overeenkomsten van opdracht.

Door het afsluiten van overeenkomsten leg je de voorwaarden van de dienstverlening vast. Dit beschermt niet alleen jou als zelfstandige tegen mogelijke geschillen of aansprakelijkheid, maar het zorgt er ook voor dat beide partijen duidelijkheid hebben over de verantwoordelijkheden, het werkgebied en de betalingen. Het vermijdt misverstanden die later tot problemen zouden kunnen leiden.

3. Houd een urenregistratie bij

Wanneer de Belastingdienst een controle uitvoert, is het van belang dat je je ureninzet kunt verklaren. Zorg ervoor dat je kan verklaren waar je bent geweest en met welke reden. Let ook op of jij het urencriterium van 1225 haalt. Haal je deze nét wel/niet? Hou dan zeker een urenregistratie bij, omdat dit een verschil kan maken in [ voorbeeld ].

4. Verzamel alle facturen van uitgaven je doet

Zorg ervoor dat je jouw fiscaal aftrekbare kosten kunt verantwoorden. Verzamel daarom alle facturen van de uitgaven die je doet. Wanneer de Belastingdienst een controle uitvoert, is het van belang dat je:

• De relatie kan aantonen tussen bedrijfsactiviteiten en uitgaven;
• De relatie kan aantonen tussen waar je bent geweest en kilometers. Hou daarom een kilometerregistratie bij.

5. Doe aan goed agendabeheer en werk gestructureerd

Het bijhouden van een georganiseerde agenda en gestructureerd werken is van groot belang om de financiële gezondheid van je bedrijf te waarborgen, tijdig te voldoen aan verplichtingen en om efficiënt te opereren als zzp’er.

Bronnen

Hoe kom je als zzp’er in de zorg tot een uurtarief? – SoloPartners

Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie? – Belastingdienst