De zorgondernemers mogen shinen – ik zorg wel voor de randvoorwaarden

Waar staan we bij Zeno Zorg voor? Hoe kijken we naar de huidige ontwikkelingen in de (intensieve) zorg en hoe zien we de toekomst? In een interviewreeks met onze medewerkers geven we antwoord op deze vragen.

In deze editie: Monique Brandt, Operationeel manager Financiën, ICT & Kwaliteit.

Soms glipt er bij Zeno een phishing-mail door de firewall. Als dat zo is, zou dat zomaar de ‘schuld’ van Monique Brandt kunnen zijn. Zo nu en dan lanceert ze een anonieme phishing-campagne, om te kijken hoe de medewerkers daarop reageren. Wie op de verkeerde link klikt, krijgt een scherm te zien waarop staat dat ze gehackt zijn. Gevolgd door de mededeling dat dit niet echt is. ‘Steekproefsgewijs check ik hoe het ervoor staat met de bewustwording’, vertelt Monique glimlachend. ‘Ik moet zeggen: die is goed. Ik druk collega’s op het hart nooit zomaar op links te klikken en het mailadres altijd te checken. Dat is belangrijk, want Zeno wordt steeds bekender en daarmee een gewilder doelwit van cybercriminelen. Zeker omdat we werken met gevoelige persoonlijke informatie. Daarom zeg ik ook tegen iedereen die opstaat van zijn werkplek: lock je scherm! Tot vervelens toe soms.’

In het belang van Zeno

Vinden collega’s haar wel aardig? Monique grijnst. ‘Haha, ik maak me niet altijd populair nee… Dan heeft het relatie- en marketingteam een nieuwe tool, waarmee ze liever vandaag dan morgen willen starten. Maar dan kom ik weer tussendoor. Zijn alle vinkjes gezet? Hebben jullie gedacht aan de risico’s met betrekking tot de AVG en cybersecurity? Maar collega’s kunnen het van me hebben. Ze weten dat ik het doe in het belang van Zeno. Iedereen is inmiddels doordrongen van het belang van digitale veiligheid. Mede door presentaties die ik geef tijdens kwartaalbijeenkomsten. Daarnaast weten collega’s dat ik ze kan helpen, zodat ze effectiever kunnen werken. Het werkt twee kanten op.’

Blij van optimale processen

Alles op het gebied van ICT, financiën en (interne) kwaliteit gaat langs Monique. Processen verbeteren, de digitale veiligheid optimaliseren, zorgen dat systemen met elkaar praten… De meeste mensen bij Zeno hoef je er niet voor wakker te maken, maar het hart van Monique gaat er sneller van kloppen. ‘Dat heb ik altijd gehad’, zegt ze. ‘Ook bij mijn vorige werkgever. Ik vind het gewoon fijn als iedereen prettig met elkaar kan samenwerken. Collega’s onderling, maar ook de klanten van Zeno. De klant wil soms andere dingen dan wij intern. Het is leuk om die wensen samen te brengen en de neuzen dezelfde kant op te krijgen.’

Persoonsgegevens beschermen

Het beschermen van de persoonsgegevens van zorgorganisaties, zorgondernemers én cliënten heeft topprioriteit binnen Zeno. ‘Bij Zeno aan Huis zijn we zorginhoudelijk verantwoordelijk voor cliënten. Daar moeten we dus ook de rapportages goed beschermen. Gegevens van cliënten worden altijd gedeeld via Ziliz (voor Zeno aan Huis) en via ons planningssysteem FleGo (voor Zeno Zorg en Flex). Nooit via WhatsApp. Sinds we werken met de AVG hebben we nooit incidenten gehad. Dat vind ik heel fijn. Maar daar moet je wel scherp in blijven.’ Daarom volgt Monique de ontwikkelingen op het gebied van ICT op de voet. Zo ontwikkelde ze richtlijnen voor het werken met ChatGPT, bijvoorbeeld dat daar geen persoonsgegevens mogen worden gedeeld.

Onzichtbaar resultaat

Als Monique haar werk goed doet, gebeurt er niks zichtbaars. Tastbaar resultaat van haar werk is er zelden. Maar dat maakt Monique niet uit. ‘Mijn werk is onzichtbaar – en dat is juist goed. Dat betekent dat alles op rolletjes loopt. Werken op de achtergrond past ook bij mij als persoon. Ik vier mijn eigen feestje wel, als ik in rapportages zie dat steeds minder mensen op phishing-links klikken of als systemen goed functioneren. Vanuit de directie krijg ik daar ook de waardering voor. Het echte, tastbare werk wordt gedaan door de zorgondernemers. Zij zorgen ervoor dat het goed gaat met de mensen die we helpen. Zij mogen shinen, ik zorg wel voor de randvoorwaarden.’

Feeling met de praktijk

Monique is bij alle processen en afdelingen betrokken. ‘Ik heb nauw contact met de directie, maar ook met de afdeling planning, waarvoor onze planningssysteem FleGo belangrijk is in de dagelijkse werkzaamheden. De matchmakers uit het team van Renske werken ook met een nieuw systeem. En de supportafdeling is weer veel bezig met het verwerken van de documentatie van de zorgondernemers, het sturen van facturen en de urenregistratie.’ Met al die afdelingen werkt Monique continu aan verbeteringen, bijvoorbeeld binnen FleGo. ‘We hebben onlangs een kwaliteitscheck ontwikkeld waarmee planners, supportmedewerkers, matchmakers en zorgondernemers in één oogopslag kunnen zien wanneer kwaliteitsdocumenten aflopen. Ook koppelen we ons systeem via een API aan de systemen van de zorgorganisaties waarmee we samenwerken. Vaak ga ik dan fysiek langs bij die klant, daardoor houd ik ook feeling met de praktijk.’

Werken aan certificeringen

Monique glimlacht. ‘Zo blijven we lekker bezig met het verbeteren van alle processen’, zegt ze. ‘Tegelijkertijd halen we elk jaar weer onze certificeringen op het gebied van kwaliteit. Intern liggen weinig mensen daar wakker van, maar ik weet hoe belangrijk dat is. Waar het voor anderen normaal is dat het bedrijf blijft draaien, weet ik hoeveel werk daar achter de schermen voor wordt geleverd.’